Otomatisasi Perkantoran

Apa yang dimaksud dengan "Otomatisasi Perkantoran"? merupakan proses pengalihan metode pencatatan, penghimpunan, pengolahan, penggandaan, pengiriman dan penyimpanan bahan-bahan. Otomatisasi perkantoran penting dilakukan dalam upaya meraih efektivitas dan efisiensi proses atau kegiatan perkantoran.

Di dalam bahasa Inggris Otomatisasi Perkantoran disebut Automation, Memiliki padanan kata Mechanization dan Computerization. Otomatisasi perkantoran sering juga diistilahkan dengan kegiatan perkantoran dengan kegiatan perkantoran elektronik (Elektronik Office). Perkantoran Elektronik adalah aplikasi perkantoran yang mengganti proses administrasi berbasis manual ke proses berbasis elektronis dengan memanfaatkan fasilitas atau jaringan loksl (local area network atau LAN).

Konsep-Konsep Otomatisasi Perkantoran

1. Proses yang terjadi di perkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.

2. Otomatisasi kantor selalu berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.

3. Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.

4. Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik

5. Otomatisasi perkantoran sebagai pelengkap bukan pengganti metode komunikasi tradisional.

Macam-Macam mesin kantor

Mesin kantor dilihat dari tenaga penggeraknya yaitu:

Mesin manual ialah mesin-mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia. Mesin listrik (elektrik) ialah mesin-mesin yang digerakkan dengan tenaga listrik atau baterai.

Dilihat dari cara kerja dan komponen mesinnya:

Mesin mekanik yaitu mesin-mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam operasinya. Mesin elektronik yaitu mesin-mesin dengan rangkaian komponen elektronik, berupa kabel-kabel.

Dilihat dari fungsinya dalam berbagai pekerjaan kantor, yaitu:

1. Mesin-mesin untuk mencatat bahan keterangan diantaranya:

a. Mesin tulis

b. Mesin penomor Mesin dikte

c. Asahan pensil

2. Mesin-mesin untuk menghimpun bahan keterangan:

a. Pembuka surat

b. Pemotong kertas Mesin penjilid

c. Pencatat uang kas Hechtmachine

3. Mesin-mesin untuk mengolah bahan keterangan;

a. Mesin jumlah Komputer

b. Mesin hitung

4. Mesin-mesin untuk memperbanyak bahan keterangan:

a. Mesin stensil

b. Mesin perekam sheet

c. Mesin stencil spirtus

d. Mesin offset

e. Mesin fotocopi

f. Berbagai mesin cetak

5. Mesin-mesin untuk mengirimkan bahan keterangan:

a. Telepon dan interphone

b.Facsimile

c. Teleprinter

Aplikasi Otomatisasi Perkantoran

1. Word processing 

Adalah jenis aplikasi pengolah kata yang sering digunakan pada keseharian pembuatan dokumen kantor. Contoh: Ms. Word

2. Pengolah presentasi

Adalah suatu aplikasi yang digunakan untuk membuat file presentasi 

3. Aplikasi pengolah angka

Adalah jenis aplikasi pengolah angka yang ada antara lain: 

a. Kspread

b. Start office CALC

c. Open office CALC

d. GNome- GNumberic

e. Xess

f. lotus 123

g. Ms. Excel

4. Pengolah bahan cetak 

Adalah suatu aplikasi yang digunakan untuk membuat file presentasi

5. Elektronic Mail

Adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan 

6. Voice Mail

Adalah penggunaan jaringan komputer untuk mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya.

7. Elektronic Calendaring

Adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manager. Elektronic Calendaring bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi.

8. Audio Conferencing

Adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi.

9. Video Conferencing

Adalah peralatan televisi yang digunakan untuk mengirim dan menerima sinyal audio dan video.

10. Komputer Conferencing

Adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga member kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi

11. Facsimile Transmissions

Adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy diujung yang lain

12. Video Teks

Adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar CRT 

13. Image Storage dan Retrieval

Adalah menyimpan dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan 

14. Desktop Publishing

Adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter.